Effiziente Sammlungsinventur mit histify oikos im Historischen Museum Basel – Ein Erfahrungsbericht
Das Historische Museum Basel ist das bedeutendste kulturhistorische Museum am Oberrhein. Mit seinen drei Häusern sammelt, bewahrt und dokumentiert es rund 300.000 Sammlungsobjekte, die wichtige Zeugnisse des kulturellen Erbes für zukünftige Generationen darstellen. Im Rahmen der aktuellen Generalinventur, die von 2021 bis 2025 läuft, sollen alle Objekte in der neuen Datenbank des Museums erfasst werden.
Seit Mai 2021 leitet Dr. Mirco Melone das Projekt. Er hat uns Einblicke in die Herausforderungen und Erfolge des Projekts sowie die Vorteile der Verwendung der Sammlungsmanagement-Software histify oikos gegeben.
Können Sie uns kurz erklären, wie Sie histify oikos im Museum einsetzen und welchen Mehrwert es für Ihre tägliche Arbeit bietet?
Wir nutzen oikos als zentrale Sammlungsdatenbank zur Verwaltung und aktiven Bewirtschaftung unserer Sammlung, inklusive des Leihverkehrs. Die Software bietet eine intuitive Benutzeroberfläche und deckt alle gängigen Funktionen ab. Besonders hilfreich ist die hohe Flexibilität, da wir viele Parameter selbst definieren und anpassen können, was uns im Arbeitsalltag sehr entgegenkommt.
Im Rahmen der Generalinventur, die von 2021 bis 2025 läuft, verwenden wir oikos auch als Inventurwerkzeug. Es ermöglicht uns, die Sammlung zu inventarisieren, ohne bestehende Daten zu überschreiben oder den laufenden Museumsbetrieb zu beeinträchtigen.
Wie lange nutzen Sie histify oikos bereits und was war der Hauptgrund für die Entwicklung und Einführung des Systems?
Seit September 2023 verwenden wir oikos vollständig im Museum. Zuvor haben wir ab Februar 2022 eine reduzierte Version für die Inventur genutzt. Der Hauptgrund für die Einführung von oikos war die Ablösung unserer in die Jahre gekommenen Sammlungsdatenbank. Wir wollten ein modernes, offenes System, das auf den neuesten technologischen Standards basiert und die Bedürfnisse eines Museums abdeckt.
„Dank der Parametrierbarkeit von oikos können wir den Inventurprozess so gestalten, dass er optimal zu unseren Abläufen passt, indem uns bei der Gestaltung von Eingabemasken eine hohe Flexibilität gegeben ist.“
Wie haben sich die Arbeitsprozesse bei der Inventur durch die Nutzung der Tablets verändert?
Unsere Arbeitsweise ist sehr mobil, und die Tablets unterstützen uns dabei. Dank der Parametrierbarkeit von oikos können wir den Inventurprozess so gestalten, dass er optimal zu unseren Abläufen passt, indem uns bei der Gestaltung von Eingabemasken eine hohe Flexibilität gegeben ist. Wir können unseren Inventurprozess mit Hilfe von selbst gestaltbaren Schritten so formen, wie er für unsere Abläufe passt. Das spart nicht nur Zeit, sondern schont auch die Objekte, da diese nicht über grössere Distanzen transportiert werden müssen.
Was sind die grössten Vorteile der mobilen Nutzung von histify oikos in den Magazinen und Lagerräumen?
Der grösste Vorteil ist, dass wir direkt vor Ort arbeiten können. Wir scannen QR-Codes an den Regalen, um Objekte präzise zu erfassen oder zu verstandorten. Es entfällt der ständige Wechsel zwischen Depot und Arbeitsplatz, was die Arbeit deutlich effizienter macht.
Quelle: HMB
Gab es Herausforderungen bei der Einführung der Tablets und des Systems vor Ort? Wie haben Sie diese gelöst?
Die grösste Herausforderung bestand in der Abstimmung mit den IT-Vorgaben des Kantons. Wir mussten ein ganzes Ökosystem von Geräten und Systemen aufeinander abstimmen: internes Datennetz, Vorgaben der kantonalen IT, Tablets, Druckgeräte und Betriebssystem des Druckgeräts.
Um die verschiedenen Herausforderungen zu meistern, haben wir für die Inventur eigene Tablets angeschafft und das Hosting extern vergeben. Trotz einiger Anlaufschwierigkeiten verlief die Einführung von oikos im Museum schliesslich erfolgreich.
Wie schätzen Ihre Mitarbeitenden die Nutzerfreundlichkeit der mobilen Anwendung auf den Tablets ein?
Die Bedienung von oikos ist intuitiv und auch für weniger technikaffine Mitarbeitende leicht zu erlernen. Bei der mobilen Darstellung gibt es vereinzelt noch Verbesserungsmöglichkeiten, aber insgesamt funktioniert es gut.
Wie unterstützt histify oikos die Mitarbeitenden dabei, Bestände schneller oder präziser zu erfassen?
Die Erfassung ist in klar strukturierte Schritte gegliedert, was den Prozess vereinfacht. Pflichtfelder stellen sicher, dass alle notwendigen Informationen erfasst werden, was die Qualität der Daten verbessert. Zudem nutzen wir Normdaten, um die Einheitlichkeit bei der Erfassung von Orten und Namen zu gewährleisten.
„Die Einführung von oikos und die Umsetzung der Generalinventur haben meiner Meinung nach nicht nur den Inventurprozess selbst, sondern die gesamte digitale Arbeitsweise im Museum nachhaltig verändert.“
Welche Funktionen oder Tools nutzen Sie am häufigsten für die Generalinventur?
Die Inventur-Funktion nutzen wir am meisten, um Sammlungsobjekte mit Inventurdatensätzen zu verknüpfen und wichtige Informationen wie Standort, Masse und Zustand zu erfassen. Auch die Aufgaben-Funktionen, die wir zur Organisation der digitalen Zusammenarbeit einsetzen, sind zentral für das Projekt.
Gibt es spezifische Features, die Ihnen besonders helfen, den Überblick über die Inventur zu behalten?
Ja, die Statistik-Funktion via REST API gibt uns einen umfassenden Überblick über den Fortschritt der Erfassung. Darüber hinaus helfen uns die Filtermöglichkeiten von oikos, detaillierte Selektionen vorzunehmen, etwa nach Standort oder Bearbeiter:in.
Was würden Sie anderen Museen empfehlen, die vor einer ähnlichen Inventur-Aufgabe stehen und überlegen, auf ein System wie histify oikos umzusteigen?
Ich würde ihnen empfehlen, auf ein flexibles und zukunftssicheres System zu setzen. Es ist wichtig, die Bedürfnisse der eigenen Sammlung zu kennen und zugleich bereit zu sein, veraltete Prozesse zu überdenken. Die Wahl eines passenden Systems sollte auf einem klaren Verständnis der eigenen Sammlungslogik basieren.
Gibt es ein besonderes Erlebnis oder eine Erfolgsgeschichte?
Die Einführung von oikos und die Umsetzung der Generalinventur haben meiner Meinung nach nicht nur den Inventurprozess selbst, sondern die gesamte digitale Arbeitsweise im Museum nachhaltig verändert. Erst durch die Inventur und den Einsatz von oikos wurden spezifische Aufgabentypen und die digitale Zusammenarbeit in unserem Museum zum Standard. Diese Neuerungen haben die Art und Weise, wie wir mit der Sammlung arbeiten, grundlegend verändert. Darüber hinaus hat die breite Nutzung von oikos im Rahmen der Inventur das Bewusstsein für die Bedeutung von Datenqualität, die strikte Einhaltung von Erfassungs- und Dokumentationsprozessen sowie für die kontinuierliche Pflege der Daten stark gestärkt.
Erhalten Sie weitere spannende Einblicke in das Projekt des Historischen Museums Basel in ihrem Blog.